Posledné dni som absolvoval pár rozhovorov s ľuďmi z tretieho sektora, okrem toho som strávil pol roka v Managerii a pripravil pár prednášok práve pre tretí sektor. Som rád za aktivity, ktoré realizujú, ale z môjho pohľadu by sa mali správať viac ako firmy (netvrdím, že by mali tvoriť zisk, čo je cieľom podnikania), ale mali by prevziať pár vecí, ktoré fungujú u firiem.

1. Organizačná štruktúra – jasne si už na začiatku stanovte, aká bude u vás organizačná štruktúra. Môže sa vám stať, že rýchlo vyrastiete a stratíte sa v tom, kto čo, ako a kedy má robiť. Ak už rastiete a nemáte vytvorenú štruktúru tak sa zastavte, nájdite si čas, zamyslite sa a vytvorte si ju. Uľahčí vám to fungovanie v budúcnosti, keď vás bude ešte viac. Hlavne popri tom nerobte iné projekty – nebudete stíhať vytvoriť správnu štruktúru (ide o náročný proces).

2. Vytvorte si jednoduché manuály – osobne ich nemám rád, ale úplne jednoduché, nie sú nikdy na zahodenie. Stanovte jednotlivým pozíciám čo majú na starosti, ako to majú robiť, kde nájdu potrebné veci a všetko podstatné čo by mal vedieť nový človek, ktorý k vám príde. Aby sa nestalo to, že človek odíde, príjmete za neho nového a ten mesiac pobehuje na mieste, lebo presne nevie čo má robiť. Uľahčite mu adaptovanie na novom mieste.

3. Centralizujte – vytvorte si jedno miesto, kde budete ukladať dôležité dokumenty ako napríklad: logo, desing manuál, prístupy na webhosting, domény, dôležité kontakty a všetko ostatné čo môžete potrebovať. Ak budete hľadať  potrebné údaje, tak budete vedieť kde ich nájsť a nebudete musieť zisťovať, že kde sú, kto ich má, alebo ako ich získať. Zároveň v tom budete mať poriadok. Odporúčam to mať online (Dropbox, Google Drive, Skydrive a iné), aby mali k tomu ľudia prístup odkiaľkoľvek.

4. Menej znamená viac – tretí sektor je o dobrovoľníkoch. Mať ich veľa je fajn, ale nie vždy. Ak máte 50 dobrovoľníkov a každý z nich vám dá 5 hodín týždenne, tak máte vo výsledku 250 hodín. Zmanažovať ich však zaberie množstvo času a energie. Zamerajte sa skôr na tých, čo vám vedia venovať viac času a bude ich menej. Vo výsledku získate viac, aj keď vás bude len 25 a každý venuje 10 hodín. A netýka sa to len dobrovoľníkov, ale aj projektov, ktoré realizujete. Jeden projekt, ktorý je spravený poriadne, je lepší ako 5 priemerných.

5. Informujte o zmenách – o zmenách informujte minimálne vedúcich tímov, aby vedeli čo sa pripravuje a prečo. Aby sa nestalo to, že vo vedení niečo vymyslíte, ale ostatní s tým nemusia byť stotožnení a zbytočne si rozbijete tím.

6. Obmedzte meetingy – je super, že chcete, aby sa tím stretával a mal prehľad o veciach. Ale je naozaj potrebné aby to bolo každý deň? V 4. bode píšem o dôležitosti dobrovoľníkov, naozaj chcete, aby hodinu (dve) z 10 hodín týždenne zabíjali  na meetingoch, ktoré sú len preto, aby sa stretli? Minimalizujte veci, ktoré nie sú potrebné a venujte sa tomu dôležitému.

7. Nájdite peniaze na potrebné veci a realizujte zmeny –Ak niečo nefunguje, tak to opravte. Áno, niečo to stojí. Ale nezmierte sa s tým, že však nám to dali „zadarmo“ – výmenou za reklamu. Vy im poskytujete reklamu a oni vám dajú  nekvalitný produkt, kvôli ktorému možno prídete o nových darcov? Ak je to tak, tak radšej nájdite firmu, ktorej budete platiť, ale všetko bude fungovať.

8. Začnite sa predávať – verím, že v každom projekte sa dá nájsť biznis model, ktorým oslovíte partnerov a získate financie. Prestaňte myslieť na to, že by vás ľudia mali podporiť z princípu, lebo však tretí sektor. Správajte sa ako firma – pripravte dokument čo ponúkate, čo očakávate, aké promo spravíte projektu a všetko podstatné na čo získate partnerov.  Predajte sa!

9. Inovujte – s rovnakými produktmi/projektmi časom skončíte, lebo firmy/sponzori/darcovia môžu nájsť iné, ktoré sú pre nich zaujímavejšie. Inovujte preto a prinášajte stále nové projekty, ktoré sú v súlade s vašimi cieľmi. Súvisí to priamo s bodom  8., nájdite projekty, ktoré budú zaujímavé aj pre vás, ak pre darcov.

10. Kontakty - nezabudnite pracovať s dobrovoľníkmi. Ak vám oni pomáhajú, tak pomôžte aj vy im keď to potrebujú. Ak neodpoviete, tak dávate dobrovoľníkom jasne najavo, že nemáte záujem. Aký majú mať potom oni záujem o vás? To isté sa týka vašich databáz – nespamujte ich. Vo firmách ide o to, aby ste kontakty premenili na klientov, nie o to, aby ste ich zaspamovali.

„Buďte takí, akí ste – neštylizujte sa, nedoprosujte, neapelujte na ľútosť, priamo a otvorene hovorte na čom a prečo vám záleží, vtedy vám ľudia uveria a podporia vás.” Ivan Ježík

Našli by sa určite ešte ďalšie body, ale tieto základné budú na začiatok stačiť. V prípade, že prídem na zoznam ďalších, tak článok upravím a doplním ich do neho.